많은 사람들이 생산성을 높이기 위해 여러 가지 계획을 세우지만, 막상 실천에 옮기기 어려운 경우가 많습니다. 저스틴 웰시는 매주 스스로에게 던져야 할 4가지 핵심 질문을 제시하며, 불필요한 작업을 줄이고 더 중요한 일에 집중하는 방법을 알려줍니다. 이번 글에서는 각 질문과 함께 실생활에서 적용할 수 있는 예시를 함께 다뤄보겠습니다.
1. 무엇을 제거할 수 있는가? 🗑️
불필요한 일정을 줄여라
우리는 하루에도 수많은 회의와 업무 요청을 받습니다. 하지만 모든 일정이 중요한 것은 아닙니다.
👉 예시:
- 회의가 너무 많아 생산성이 떨어진다면, 불필요한 회의를 이메일 보고로 대체하세요.
- SNS를 자주 확인하면서 시간을 낭비하고 있다면, SNS 사용 시간을 제한하는 앱을 활용하세요.
TIP: 일정표를 다시 한번 살펴보고, 꼭 필요한 회의만 남겨보세요.
2. 무엇을 단순화할 수 있는가? 🔄
과정을 간소화하면 효율성이 올라간다
복잡한 업무 프로세스는 피로감을 높이고 생산성을 낮춥니다. 불필요한 단계를 제거하면 업무 속도가 훨씬 빨라집니다.
👉 예시:
- 매번 이메일을 새로 작성하는 대신, 자주 쓰는 이메일 템플릿을 만들어 활용하세요.
- 콘텐츠 제작 시 미리 제작한 디자인 템플릿을 사용하면 시간을 절약할 수 있습니다.
TIP: 반복적인 업무를 줄이는 방법을 고민해 보세요.
3. 무엇을 자동화할 수 있는가? 🤖
시간이 많이 걸리는 작업을 자동화하라
반복적인 업무는 자동화할 수 있는 도구를 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
👉 예시:
- 일정 관리: Google 캘린더나 Calendly를 활용해 자동 예약 시스템을 구축하세요.
- SNS 관리: Buffer나 Hootsuite 같은 도구를 사용하면 SNS 게시물을 예약 발행할 수 있습니다.
- 이메일 응답: Zapier를 활용해 자동 응답 메일을 설정하면 고객 문의 대응 시간을 줄일 수 있습니다.
TIP: 자동화 도구를 활용하면 단순 업무에서 벗어나 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
4. 무엇을 위임할 수 있는가? 👥
모든 일을 혼자 할 필요는 없다
우리는 한정된 시간을 가지고 있기 때문에 모든 일을 직접 하려 하면 비효율적입니다. 위임을 통해 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
👉 예시:
- 콘텐츠 제작을 직접 하기 어렵다면, 프리랜서에게 디자인 작업을 맡기세요.
- 반복적인 고객 응대를 줄이기 위해 가상 비서를 고용해 보세요.
- 데이터 정리나 리서치는 아르바이트생이나 외부 업체에 맡기는 것도 좋은 방법입니다.
TIP: 위임할 수 있는 작업을 정리하고, 적절한 도구나 인력을 활용해 보세요.
결론: 더 똑똑하게 일하는 방법을 찾아라 💡
이 4가지 질문을 매주 스스로에게 던지면서 업무 방식을 점검한다면, 더 효율적이고 가치 있는 일에 집중할 수 있습니다.
✅ 불필요한 것은 과감히 제거하고
✅ 복잡한 과정은 단순화하며
✅ 반복 업무는 자동화하고
✅ 할 수 없는 일은 위임한다
이 네 가지 원칙을 실천하면, 당신의 생산성이 극대화될 것입니다! 다음 주부터라도 실천해 보세요. 😊
[Justin Welsh Saturday Solopreneur #26발췌 및 요약정리]